Люди, которые хорошо меня знают, знают, что я могу делать много вещей одновременно. Поэтому меня часто спрашивают, какие полезные привычки и эффективные методы обучения могут повысить эффективность?
Действительно, сегодня я начну со следующих двух вопросов и расскажу о том, как я могу повысить эффективность своей работы.
1. Хорошо управляйте рабочими задачами, почему это важно для вас?
Прежде чем что-то делать, самое главное понять, как много это значит для вас, чтобы у вас была мотивация и желание претворить это в жизнь. В этом разделе мы поговорим о том, почему управление рабочими заданиями позволяет вам превзойти своих коллег.
- Какие три принципа необходимо соблюдать при управлении рабочими задачами?
В этой части я покажу вам, как использовать три принципа для разработки ежедневного списка управления задачами на моих собственных примерах из реальной жизни, чтобы вы могли избежать низкого уровня усердия.
1. Хорошо управляйте рабочими задачами, почему это важно для вас?
Давайте сначала послушаем несколько вопросов, чтобы увидеть, с какими проблемами сталкиваются люди на современном рабочем месте.
Когда вы приходите утром на работу и просто включаете компьютер, то видите кашу из файлов на рабочем столе. В это время подошел босс, чтобы рассказать мне, как продвигаются рабочие задачи, которые были недавно организованы, и я доложу об этом позже. Вы беспокоитесь, потому что это еще не закончено.
Поработав какое-то время, вы чувствуете, что вам пора сделать перерыв, поэтому вы достаете свой мобильный телефон и видите маленькую красную точку в кругу друзей, а затем проводите по ней, чувствуя, что это всего лишь минутное дело. или два, и неважно, совмещаете ли вы работу и отдых. Однако после того, как я закончила чистить зубы, я подняла голову и обнаружила, что прошло больше половины времени, а впереди еще много работы.
Внезапно отвлекаясь на грязные дела, вы думаете, что это чужой дурак, и резко увеличиваете свою нагрузку.
Когда вы делаете одно дело, вы вдруг думаете о другом важном. Вы чувствуете, что другое дело важнее. Вы должны сделать это в первую очередь. В любом случае это одно и то же.
Вы, кажется, заняты каждый день, но в конце дня вы не знаете, что делать, и есть даже много дел.
Как решить эти проблемы и повысить эффективность своей работы?
Основная причина этих проблем заключается в том, что вы не знаете, как управлять своими рабочими задачами.
Итак, возникает вопрос, почему управление рабочими задачами позволяет избежать этих проблем?
Это потому, что управление нашими рабочими задачами не позволяет нам совершать ошибки. Человеческие ошибки можно разделить на два типа на картинке ниже.
1) Первая ошибка — это ошибка невежества.
Это означает, что вы допустили ошибку, потому что у вас не было нужных знаний или соответствующих знаний. Например, если вы не знаете, что вам нужно учитывать возможность землетрясений при строительстве дома, вы строите дом в неправильном месте или выбираете неправильный материал, что является ошибкой невежества.
Или вы никогда не выучили знание статистической вероятности, возьмите все внимание начнутую, последнюю неудачу бизнеса, даже возвращение капитала, потому что не понимают вероятность знания риска.
Этой ошибки можно избежать, научившись приобретать какие-то знания.
2) Вторая ошибка – это ошибка некомпетентности.
Это означает, что, хотя у вас есть правильные знания, вы сделали ошибки, не используя эти знания правильно. Например, вы пилот авиакомпании, который знает все процедуры перед взлетом, но вы забываете разблокировать руль (дуэт) перед взлетом, и в результате происходит авиакатастрофа.В этом виновата некомпетентность.
Эта некомпетентная трагедия действительно произошла. Когда американский Boeing B17 был продемонстрирован американским военным, это произошло из-за того, что пилот забыл разблокировать руль направления при взлете, что привело к падению самолета, что чуть не обанкротило Boeing.
Дело не только в авариях с бомбардировщиками, мы совершаем всевозможные неумелые ошибки в своей трудовой жизни. Например, запоминание неправильного времени для встречи. Другой пример: слишком много задач каждый день, и задачи не решаются должным образом, в результате чего в течение дня остается много незавершенных дел и так далее.
Ошибка некомпетентности, которой изначально можно было полностью избежать, происходит постоянно. Почему это?
Это потому, что мы, люди, не помним всего. Например, вы только что закончили отвечать на звонок от клиента, и поступает еще один звонок. Сразу после звонка к вам подходит коллега, чтобы обсудить встречу, в результате вы, скорее всего, забудете данное клиенту обещание. по первому звонку.Очень недоволен.
Видите ли, дело не в том, что вы не можете выполнить задание клиента, а в том, что вам нужно сделать слишком много и забыть. Это очень распространено, и люди склонны легко что-то забывать в стрессовых ситуациях.
Итак, возникает вопрос, как избежать некомпетентности?
На самом деле это очень просто: с помощью одного инструмента можно управлять несколькими задачами (каждый день я использую Youdao Cloud Notes, который может записывать то, что вы хотите сделать, в любое время и в любом месте на вашем мобильном телефоне и компьютере).
В настоящее время, вы можете сказать, это очень распространено, как мы можем помочь нам избежать ошибок некомпетентности?
На рисунке ниже показаны 2 функции использования инструментов для управления несколькими задачами.
Первая роль — аутсорсинг.
Когда мы используем инструменты для управления несколькими задачами, это эквивалентно передаче работы мозга, которая требует памяти, на инструменты.
Вы должны знать, что способность памяти мозга на самом деле очень ненадежна, когда люди находятся в состоянии стресса. Есть поговорка под названием «волшебное число семь», означающая, что мозг может помнить до 7 вещей одновременно, и не может помнить больше. Есть также экспериментальные демонстрации ученых-мозговедов, что мозг может помнить только 4 блока памяти одновременно.
В любом случае, все мы знаем, что мозг склонен к ошибкам, когда много дел и высокое напряжение.
Использование инструментов для управления задачами равносильно тому, чтобы позволить мозгу передать работу памяти на аутсорсинг и позволить мозгу сосредоточиться на работе суждений, чтобы можно было избежать ошибок из-за ограничений памяти мозга.
Вторая роль заключается в выполнении анализа данных по задачам управления.
Когда мы записываем рабочие задачи в инструмент, мы можем анализировать данные внутри, чтобы найти потенциальные риски. Однажды я проанализировал один из управленческих вопросов и сэкономил на этом 10 000 юаней в месяц.
Теперь мы понимаем, что важность использования инструментов для управления нашими рабочими задачами заключается в том, что они спасают нас от некомпетентности.
3. Резюме
Мы говорили о том, как хорошо справляться со своими задачами и почему это важно для вас.
Потому что использование инструментов для управления несколькими задачами позволяет нам избежать ошибок некомпетентности. Использование инструментов для управления несколькими задачами эквивалентно передаче работы, которую мозг должен запомнить, на инструменты для управления. В то же время мы также можем использовать инструменты для анализа нескольких данных, чтобы обнаружить потенциальные риски.
Ниже я продолжу рассказывать вам, какие три принципа необходимо соблюдать в управлении рабочими задачами?
Я покажу вам на своем собственном примере из реальной жизни, как составить ежедневный контрольный список управления задачами, используя три принципа, которые удержат вас от низкого уровня усердия.
2. Какие три принципа необходимо соблюдать при управлении рабочими задачами?
В этой части я покажу вам на своих реальных примерах, как разработать ежедневный контрольный список управления задачами, используя три принципа, чтобы вы могли избежать низкого уровня усердия.
1. Принцип 1
Первый принцип заключается в том, что контрольные списки управления задачами должны быть простыми и выполнимыми.
Мы часто будем видеть простые принципы в дизайне продуктов, например, Xiaomi решила сократить «72 клавиши» традиционных телевизоров до 11 клавиш. Популярный.
Точно так же управление задачами не должно быть всеобъемлющим: вместо перечисления всевозможных мер предосторожности и операций мы должны найти ключевое содержание, о котором нужно напомнить.
«Исполняемый» означает, что контрольный список управления задачами может выполняться. Я видел, как некоторые люди плотно написали несколько страниц задач, выглядя очень высокими, и в конце концов бросили их рядом с унитазом.Это невыполнимо.
Независимо от того, сколько у вас мечтаний, невыполнимые из них в конечном итоге становятся пушечным мясом. Если подумать, если вас попросят выучить наизусть регламент управления персоналом компании, вы точно не сможете его выучить, это неисполнимо.
Таблица на рисунке ниже представляет собой контрольный список управления задачами, который я использовал для записи своих ежедневных рабочих задач во время моей предыдущей работы в IBM. Просто следуйте этому принципу.
В этом ежедневном списке управления задачами всего 4 ключевых поля, что достаточно просто. Давайте посмотрим, что в каждом столбце.
1) столбец 1 раз
Этот столбец не делит время на периоды времени, например, какое время к какому времени, потому что вы не можете слишком точно разделить время в реальной работе. Потому что, когда вы можете заниматься одним делом, лидер внезапно переходит к другому делу.
Поэтому делить время на часы для работы не реально. Чтобы не усложнять принцип, я разделил время на 3 временных периода: день, утро, день и вечер. Достаточно просто.
Вы могли заметить, что в колонке времени также есть задачи в пути утром и в пути днем, это то, что я выучил и упорядочил для себя в раздробленной системе времени. Я привык читать электронные книги по дороге на работу, например, в метро или автобусе.
Не стоит недооценивать это разрозненное время: пока другие просматривают Weibo и играют в Douyin, вы можете пройти несколько глав определенной книги.
Я сохранял эту привычку от колледжа до работы. Многие написанные мной книги и рецензии на рукописи были завершены в дороге. Таким образом, я каждый день учусь на 2 часа больше, чем другие, и моя судьба — превзойти своих сверстников.
Фрагментированное обучение во времени, о котором я здесь говорю, — это не то же самое, что чтение нескольких статей о «Моментах в дороге», как многие люди любят сейчас: выучите это сегодня и выучите это завтра. Это выглядит очень занято, но все, что я узнал, это мех, а я не искусен ни в одной области.
Обычно у меня есть долгосрочная цель, например, я эксперт в какой-то области, и это только форма обучения в этой системе направления.
Вы также увидите, что я установил себе час бега каждую ночь, почему у меня должна быть эта привычка?
Потому что бег может не только заняться самоанализом и дать мне чувство облегчения, но и позволить человеку надолго зацикливаться на одном деле, взрастить терпение и вылечить прокрастинацию.
2) Колонка 2
Давайте посмотрим на то, что нужно сделать, в столбце 2 списка управления ежедневными задачами, в котором перечислены дела на день.
3) Колонка 3
Столбец 3 «Крайний срок» представляет дату выполнения каждой задачи. Это всегда может напомнить мне, какие задачи нужно выполнить до крайнего срока, что может эффективно помешать мне прокрастинировать и привести к тому, что задача не будет выполнена.
Опрос, проведенный Китайской академией социальных наук, показывает, что 80% студентов колледжей и 86% работающих в Китае страдают от прокрастинации.
50% никогда не начинают работу до последней минуты. 13% не смогли завершить свою работу без побуждения.
Должен признать, что дедлайны — великое изобретение, и без них многие компании перестали бы функционировать.
4) Колонка 4
Четвертый столбец в этом списке ежедневного управления задачами — «Статус». Перед уходом с работы я проверял выполнение каждой задачи и заносил ее в эту колонку.
Я видел, как люди пишут здесь много значений для статуса, например, не запущено, в процессе и осталось несколько процентов. Это фактически нарушает простоту Принципа 1.
Чтобы дизайн был простым и исполняемым, я заполню только 2 значения в статусе 4-го столбца, то есть задача выполнена или задача не выполнена.
Сохранение его достаточно простым сделает этот ежедневный список дел легким для выполнения, потому что вам не нужно запоминать много.
2. Принцип 2
Второй принцип, которого следует придерживаться при управлении списками дел, — наличие четких контрольных точек при выполнении. Что такое КПП?
Например, когда вы едете, внезапно загорается индикатор батареи на приборной панели.В это время вам, возможно, придется остановиться.Возьмите руководство по эксплуатации автомобиля и откройте главу, где горит индикатор батареи, чтобы узнать, что делать дальше. . Горящая лампочка на приборке означает контрольно-пропускной пункт.
Точно так же, чтобы сделать ежедневный список управления задачами полезным, нам нужно настроить такие контрольные точки, чтобы сообщить нам, когда использовать список управления задачами.
Для составленного ранее списка управления ежедневными задачами я установил две контрольные точки.
Первая контрольная точка перед задачей, которая является первым делом с утра, — открыть список управления задачами и посмотреть, что делать сегодня. Это гарантирует, что задача может быть выполнена гладко.
Вторая контрольная точка — после выполнения задачи, то есть последнее, что нужно сделать перед тем, как уйти с работы, — это открыть список управления задачами, проверить, что было сделано сегодня, и отметить, что выполнено, а что не выполнено в списке задач. столбец состояния.
Чтобы чек-лист управления задачами был эффективным, с одной стороны, необходимо обеспечить простоту и выполнимость чек-листа управления задачами, а с другой стороны, необходимо установить такую контрольную точку. Это похоже на сигнал тревоги на приборной панели, через эти четкие контрольные точки, чтобы сообщить нам, когда использовать список дел, чтобы избежать риска.
3. Принцип третий
Третий принцип, которого необходимо придерживаться при управлении рабочими задачами, заключается в том, что содержимое списка управления задачами должно постоянно обновляться.
Чтобы иметь возможность использовать список управления задачами, он должен постоянно соответствовать реальной ситуации.Контент, который нельзя использовать сейчас, по-прежнему остается старым желтым календарем года.
Каждый день перед тем, как уйти с работы, я планирую, что делать на следующий день, и обновляю это в этом ежедневном списке управления задачами. Для списка задач только что я сделал это:
Шаг 1, удалить выполненные задачи. Шаг 2, добавить новые задачи, которые нужно выполнить на следующий день. Шаг 3, расставить приоритеты задач.
Многим людям нравится добавлять столбец после задачи, чтобы указать уровень задачи, например, неважно, не срочно, срочно, не важно и т. д.
Это кажется понятным для написания, но сложным для выполнения. Потому что, когда у вас все еще есть задача, вы можете дополнительно определить, какую задачу нужно выполнить в первую очередь. Это нарушает принцип первого прохода: простой и исполняемый.
Поскольку человеческий глаз привык смотреть сверху вниз, мой подход заключается в ранжировании задач сверху вниз в порядке их важности.
Зачем расставлять приоритеты в задачах? Не срочно ли сделать какой?
Многие люди не имеют привычки расставлять приоритеты в задачах, делают все, о чем думают, кажутся занятыми весь день, но их эффективность и производительность невысоки. Причина такого результата в том, что задачи не отсортированы по приоритету.
Фокус: люди, которые выполняют задачи по приоритету, могут активно управлять своим временем и оптимизировать его. Пока возникают приоритеты, поведение человека подчиняется степенному закону распределения.
Это связано с тем, что вы устанавливаете приоритеты для вещей, время ответа на каждую проблему может стать довольно неравномерным, некоторые задачи будут выполняться с первого раза, а некоторые будут отодвинуты навсегда или даже отложены на неопределенный срок.
Если вы хотите узнать больше о том, как степенное распределение меняет судьбу человека, вы можете прочитать мою предыдущую статью «Те, кто знает эти две бизнес-модели, достигли финансовой свободы».
Теперь, когда вы поняли важность упорядочения задач, вы можете спросить, обезьяна, я все еще не очень хорошо расставляю приоритеты задач.Есть ли какой-нибудь хороший способ?
На этой картинке показано, как я расставляю приоритеты задач каждый день, и этот метод также подходит вам для практики.
Если вы нарисуете время от несрочного к срочному по горизонтальной оси, а дела от неважного к важному по вертикальной оси. Это делит все пространство на четыре квадранта. Это четырехквадрантный подход к тайм-менеджменту.
Давайте рассмотрим эти четыре квадранта по отдельности.
Первый квадрант срочный и важный, и с ним нужно разобраться в первую очередь. Например, важная встреча.
Второй квадрант — это когда что-то не является срочным во времени, но оказывает на нас важное влияние. Например, если вы изучаете новую технологию, это важно для будущей работы или развития карьеры.
Я обычно ставлю важные задачи на утро, потому что утром мозг наиболее бодр и эффективен. Например, для написания кода, анализа данных, написания рукописей и т. д. требуются клетки мозга, и только один мозг может быть в состоянии бодрствования для эффективного завершения.
Третий квадрант содержит дела срочные, но не важные, дела срочные, но не важные.
Мы должны обратить особое внимание на тот факт, что вещи в этом квадранте очень обманчивы. Многие люди неправильно понимают и думают, что срочные дела важны, на самом деле такие вещи, как безразличные телефонные звонки и повторение чужих ожиданий, не важны.
Например, руководитель просит вас связаться с клиентом, прежде чем уйти с работы, чтобы узнать, разработана ли система. Это дело кажется срочным, но это не важно. Так что можно делать это днем, потому что человеческий мозг днем не так эффективен, как утром. Некоторые люди откладывают такие дела на утро, чтобы закончить, и занимают свои важные дела, это не стоит потери.
Таким образом, вы можете видеть, что хотя коллеги в той же компании, из-за несоответствующей приоритетной расстановки рабочих задач, через несколько лет некоторые люди продолжают выполнять свою первоначальную работу, а некоторые люди улучшили свои технические навыки и реализовали свои позиции. продвижение.
Большинство дел в четвертом квадранте — это тривиальные хлопоты, не требующие срочности, не имеющие никакой важности, например, неважные дела, запертые в работе, вы можете отложить их до полудня.
Я думаю, что работаю эффективнее и качественнее, чем окружающие меня люди, потому что важные и несрочные дела я всегда откладываю на утро, потому что в это время единый мозг наиболее бодрствует и наиболее работоспособен. Другие грязные и неважные дела будут сделаны во второй половине дня.
4. Резюме
1) В части 1 мы говорили о том, как правильно справляться со своими задачами и почему это важно для вас.
Потому что использование инструментов для управления несколькими задачами позволяет нам избежать ошибок некомпетентности. Использование инструментов для управления несколькими задачами эквивалентно передаче работы, которую мозг должен запомнить, на инструменты для управления. В то же время мы также можем использовать инструменты для анализа нескольких данных, чтобы обнаружить потенциальные риски.
2) Во второй части я использовал свой личный практический кейс, ежедневный список управления задачами, мы говорили об управлении рабочими задачами, трех принципах, которым необходимо следовать для управления рабочими задачами.
Если вы серьезно изучили это содержание, поздравляем, вы научились использовать инструменты для разработки ежедневных контрольных списков управления задачами, чтобы повысить эффективность работы.